+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Какие докуументы отдел кадров должен сдавать в архив и как часто

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Сдача кадровых документов в архив

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв.

Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов в деле свыше листов дела с приказами разбиваются на тома: том 1, том 2 и т. На обложке каждого тома указываются номера и крайние даты включенных в него приказов.

Крайние даты документов дела проставляются на обложках дел по завершении календарного делопроизводственного года.

При большом количестве издаваемых приказов при большой численности работников могут выделяться в отдельные дела приказы о приеме, о переводах, об увольнении и т. В дела с приказами по личному составу не помещаются документы - основания к изданию приказов: докладные и служебные записки, заявления работников, трудовые договоры, медицинские справки, справки об учебных отпусках и др. При ведении личных дел эти документы могут включаться в личное дело.

Личные карточки в текущем делопроизводстве лучше всего хранить в виде картотеки в специальном ящике коробке. Как показывает практика, внутри такой картотеки личные карточки удобно систематизировать по структурным подразделениям, а внутри этих разделов - по алфавиту.

Личные карточки уволенных работников удобнее всего хранить в алфавитном порядке в папках с клапанами. Личные карточки не рекомендуется подшивать в папки-скоросшиватели. При передаче карточек на хранение в архив они переплетаются. Оформление в дела личных дел Личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Документы, включаемые в личное дело работника, хранятся в папках.

Личное дело оформляется при приеме на работу. Документы в него помещаются в порядке их поступления. В личное дело включаются : - анкета личный листок по учету кадров ; - копии документов, подтверждающих квалификацию работника копии дипломов об окончании учебного заведения, свидетельств о дополнительном профессиональном образовании, свидетельств о повышении квалификации, дипломов о присвоении ученых степеней и званий и др.

По мере изменения положения работника в организации личное дело пополняется копиями приказов по личному составу, документами об аттестации, повышении квалификации и др. В начало дела помещается внутренняя опись его документов, которая является учетным документом личного дела.

Внутренняя опись составляется по установленной форме приложение. В нее вносятся сведения обо всех включаемых в дело документах. При изъятии документов из дела сведения об этом также вносятся во внутреннюю опись. Внутренняя опись включает сведения обо всех документах дел.

В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от Личные дела работников подлежат учету, поэтому на корешке и на обложке дела указывается его учетный номер.

При увольнении работника его личное дело закрывается и перемещается в архивную часть службы кадров. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников 4. Формирование в дела договорных документов Трудовые договоры и соглашения об их изменении включаются в состав личного дела работника, если в организации ведутся личные дела.

Заключаемые по мере необходимости соглашения об изменении договора приобщаются к трудовому договору как его неотъемлемая часть. В нем трудовые договоры располагаются в алфавитном порядке по фамилиям работников. Как организовать хранение документов? При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается их социально-правовой характер, поскольку именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан в частности, для подтверждения стажа работы.

Различают две стадии хранения документов: Стадия 1. Текущее хранение хранение в делопроизводстве. Стадия 2. Архивное хранение хранение в архиве. В организациях, не имеющих специального помещения архива , хранение - и текущее, и архивное - может осуществляться в службе кадров, это не запрещено.

В таком случае в подразделении должна быть выделена часть помещения для хранения тех документов, которые составляют архив службы. В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися.

Дела следует размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел. Для удобства поиска на корешках дел проставляются индексы дел по номенклатуре. Трудовые книжки работников хранятся в сейфе. Там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов сейфов для хранения документов. Места хранения документов в помещении кадровой службы должны быть отделены от той части помещения, где осуществляется прием посетителей.

Кадровикам при выходе из помещения не рекомендуется оставлять на рабочих столах какие-либо документы или работающий компьютер. В конце рабочего дня все документы и дела должны быть разложены по местам хранения, шкафы следует запереть. Черновики, варианты документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются желательно это делать в шредере - бумагорезательной машине. Компьютеры отключаются от сети. После окончания делопроизводственного года в службе кадров, как и в других подразделениях организации, осуществляется экспертиза ценности документов, только после этого начинается подготовка документов к архивному хранению.

Самое важное об архиве кадровых документов

Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия.

В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т. Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Положения п. В частности, им установлено, что при ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

А если правопреемник отсутствует? Тогда обратимся к п. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества ликвидационной комиссии , согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив. То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив.

Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории постоянного, временного свыше десяти лет , временного до десяти лет и по личному составу.

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.

При отборе документов, подлежащих передаче на архивное хранение, обратите внимание на разд. Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации:. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т. В соответствии с п. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:. Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.

Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности п. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года.

Внутри года приказы должны располагаться в хронологическом порядке. Иногда из-за нарушения порядка регистрации внутренних документов может произойти сбой в нумерации приказов, например: приказ от 7 августа имеет номер к, а приказ от 15 сентября - номер В таком случае располагайте приказы по датам.

Приложение к приказу является составной его частью, а значит, должно остаться вместе с ним. Акты, заявления, служебные записки, являющиеся основаниями для издания приказов, должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела, так как не являются составной частью приказов.

При комплектации личных дел работников для передачи в архив рекомендуем объединять несколько дел. Внутри каждого личного дела документы должны располагаться в хронологическом порядке: сначала анкета, резюме, рекомендательные письма, затем документы об образовании и лишь потом о приеме, переводе. Закончить дело необходимо документами об увольнении: заявлением работника, приказом и т. Особое внимание уделяется соответствию внутренней описи документов личного дела, составленной кадровиком, фактическому содержанию дела.

Если личные дела не велись, обязательно должны быть личные карточки работников. Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу приказов, личных карточек, лицевых счетов и т. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку. На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например:. Индекс документа, необходимый для второй графы, указывается в соответствии с номенклатурой дел.

Если номенклатура дел в организации не составлялась, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой. При заполнении третьей графы нужно посоветоваться с архивом: лучше указать только дату выдачи трудовой книжки или крайние даты, то есть с начала записей до последней записи, фиксирующей увольнение.

В графу "Заголовок документа" вносится его фактическое название и полные фамилия, имя и отчество бывшего сотрудника в родительном падеже. Для лиц, изменявших фамилию в период работы в организации, как основная используется последняя фамилия, по которой данный сотрудник увольнялся из данного предприятия. Она указывается первой, а за ней в скобках - прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы кроме заверительного и внутренней описи , включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела.

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам.

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, например присоединение новых документов, отмечаются в заверительном листе со ссылкой на соответствующий акт. Если делом является журнал регистрации приказов или распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Кроме перечисленных документов, составляется опись дел по личному составу.

При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований:. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером;. Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все. Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. На такие документы составляется соответствующий акт, а дальнейшая работа по их уничтожению производится в установленном п.

Причем напомним, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет приложением к нему.

Кстати, к документам, сроки хранения которых истекли, согласно п. Если у предприятия нет правопреемника, уничтожить их будет легче, так как при этом возникает меньше оснований, обусловливающих необходимость их хранения. Государственные архивы такие документы, как правило, стараются не принимать.

Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться ему в его работе. Словом, этот вопрос необходимо проработать и решить с принимающей стороной, исходя из практической ценности данных документов.

Вход Регистрация Забыли пароль? Главное меню. Вы здесь. Опубликовано пользователем HRTrud. Кому и какие документы передавать? Приведем примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать в организации: - приказы по личному составу или распоряжения, записки и т.

Готовим документы В соответствии с п. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: - документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; - в дело формируются документы одного календарного года; - дело должно содержать не более листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале - бланки форм для внутренней описи документов. Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.

При заполнении обложки дела нужно учитывать следующие моменты: - обложка дела оформляется по установленной форме Приложение 11 , в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела; - при изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки.

При составлении описи дел отдела кадров необходимо выполнить ряд требований: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится под самостоятельным номером; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; - систематизация дел в описи и присвоение ей номера устанавливаются архивной службой.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бородина Эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации" Подписано в печать Комментарии для сайта Cackl e. Популярное сегодня. Новые темы форума. Оптометрист Подбор рабочих строительных специальностей Психологическое тестирование сотрудников Разный Режим рабочего времени у одинаковых должностей Увольнение по сокращению.

Зайти на форум Задать вопрос.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены. Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках.  А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.  Перечень архивных документов — бумаги, к которым часто относятся как к устаревшему, ненужному хламу, складируя его в самых дальних пыльных углах. Их могут не востребовать в течение долгого периода.

Личная карточка работника

Приветствуем Вас на странице, на которой Вы узнаете все самое важное об архиве кадровых документов. Мы расскажем Вам о сроках хранения, номенклатуре дел, условиях передачи на государственное хранения, основных требованиях архивного законодательства и многом другом. Нет, не обязаны. Это все лишь является вашим правом гл.

Руководитель и специалисты кадровых служб организации должны обеспечить сохранность документов по личному составу до момента их передачи на государственное хранение.

Утрата или повреждение кадровых документов, а также разглашение персональных данных по вине должностных лиц влечет за собой ответственность в рамках КоАП или УК РФ. Подходы к организации процесса хранения и обслуживания документов юридическое лицо определяет самостоятельно. N , зарегистрирован в Минюсте РФ Долговременному хранению документы до г. До 5 лет хранятся: заявления работников, копии документов, приказы об очередных отпусках, взысканиях, выговорах, дежурстве, материальной ответственности и т.

Документы организации могут быть переданы в государственный архив исключительно в случае ее ликвидации гл. При этом ликвидатор, на основании договора, должен оплатить госархиву услуги по приемке документов на хранение в среднем от до руб.

На государственное хранение принимаются документы по личному составу исключительно на бумажных носителях, несмотря на то, что ранее они были созданы в информационной системе организации ЭДО. Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 87 Самое важное об архиве кадровых документов Приветствуем Вас на странице, на которой Вы узнаете все самое важное об архиве кадровых документов. Обязаны ли вы создавать архив для хранения кадровых документов?

Читать далее 2. Какие кадровые документы необходимо хранить и сколько? В каких случаях госархив готов принять кадровые документы на хранение? В каком виде документы должны быть подготовлены к госхранению общий принцип формирования дел с учетом бухгалтерских документов , и какие документы регламентируют порядок обработки? Порядок действий по архивной обработке документов: отбор подлежащих хранению документов полистная экспертиза ценности ; формирование документов в дела документы, содержащие фамилии — по первым трем буквам алфавита, документы, имеющие номера и даты — по порядку возрастания дат, а внутри дат по номерам документов.

Максимальный листаж дела должен составлять не более 4 см в толщине корешка или листов; нумерация листов в деле; составление описи на все обработанные дела на отдельные типы документов еще и внутренние описи ; оформление листа-заверителя дела; переплет дела в жесткую обложку на 4 прокола; оформление обложки дела; подготовка исторической справки и предисловий к описям; итоговая опись дел по личному составу организации помимо кадровых документов должна содержать документы бухгалтерии за данный период: документы по заработной плате работников, договоры ГПХ и акты к ним.

Раздельные описи на кадровые и бухгалтерские документы могут составляться исключительно по согласованию с принимающим на хранение документы архивом в случае их значительного объема. Рекомендации: Ежегодно обрабатывайте документы своими силами или привлекая архивную компанию. Это позволит обеспечить их целостность, сократит ваши риски и потребует минимум временных затрат.

Не оставляйте документы, содержащие персональные данные и конфиденциальную информацию без, присмотра оригиналы на рабочих столах, экранах мониторов в помещениях с общим доступом.

Храните документы в недоступном для посторонних месте. Не выбрасывайте документы, а измельчайте их на шредере. Сканируйте и храните образы документов. В дальнейшем это сократит время на поиск необходимой информации и сведет к минимуму обращения к бумажным оригиналам.

Передавайте функции по хранению, упорядочению и обслуживанию кадровых документов прием граждан, подготовка и выдача справок по запросам работников и ПФР только профессиональным компаниям. Анонс материалов Статьи. Получить статьи. Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с условиями пользовательского соглашения по обработке персональных данных.

Задать вопрос.

Передаем документы кадровой службы в архив

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах. Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников.

Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников.

После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение. Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы.

Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы. В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства ст.

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением ч.

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение. В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение.

Этим может заниматься и ликвидатор ликвидационная комиссия , но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела.

Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению. Мы используем cookies. Политика конфиденциальности. Рейтинг Добавить в избранное В избранное. Кто проводит подготовку кадровых документов в архив? Какие документы подлежат архивированию? Куда передаются документы из отдела кадров? Что включает в себя подготовка дел к архивированию? Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подпишитесь на рассылку. С условиями обработки персональных данных согласен. Дзен ВКонтакте Telegram. Советуем прочитать. Разработка кадровой политики организации - образец документа. Переход на электронный кадровый документооборот в году.

Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документов. Получить e-mail уведомление об ответе.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно. При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

То есть, оформлением должны заниматься только квалифицированные сотрудники. Перед тем, как сдать кадровые документы в архив, архивариус должен их особым образом обработать.

Подготовка к сдаче кадровых документов в архив состоит в следующем:. Мы в facebook. Ваше имя обязательно. Ваш e-mail обязательно. Ваш телефон обязательно. Я принимаю соглашение сайта об обработке персональных данных.

Расчет стоимости Обратный звонок. Москва, ул. Красноармейская, д. Архивные услуги Архивная обработка Сдача документов в архив Переплёт документов Хранение документов Cканирование документов перед передачей в архив Услуги архивариуса Списание и уничтожение документов Архивирование документов ликвидированных организаций Перевозка архива Экспертиза ценности документов Утилизация документов Консультации специалистов по архивному делу.

Электронный архив Организация архива электронных документов Cканирование документов Электронная опись дел Ведение электронного архива Широкоформатное сканирование Электронный архив кадровых документов Обработка текстовой и графической информации Электронный архив конструкторской документации Оцифровка книг Электронный архив проектной документации Электронный архив технической документации.

Обработка анкет Сканирование анкет Ввод данных Обработка кредитных досье и юридических дел клиентов Обработка результатов теста Обработка социологических анкет Обработка результатов опроса и опросных листов Ввод анкет Анализ анкетных данных. Аутсорсинг Аутсорсинг управления проектами Аутсорсинг бизнес-процессов Аутсорсинг бухгалтерии Аутсорсинг делопроизводства Аутсорсинг архива Аутсорсинг кадрового делопроизводства. Сроки сдачи кадровых документов Прежде всего, определимся со сроками.

Требования конфиденциальности При сдаче кадровых документов, таких важных, как личные дела сотрудников, кадровые учетные регистры, распоряжения по личному составу и прочих документов кадрового учета, должна проводиться архивная обработка в соответствии с требованиями законодательства.

Подготовка документов к сдаче в архив Перед тем, как сдать кадровые документы в архив, архивариус должен их особым образом обработать. Подготовка к сдаче кадровых документов в архив состоит в следующем: Экспертиза ценности. Нужно определить, какие документы уже вышли из документооборота, и каким из них необходимо длительное хранение.

Формирование дел. В одно дело помещаются документы по одной теме и с одинаковым сроком хранения. Так, например, приказы об очередном отпуске хранятся 5 лет, а заявления на отпуск — всего год. Поэтому для них целесообразно заводить разные дела. Листы дела в обязательном порядке нумеруются. Оформление титульного листа. Он содержит заголовок дела такой же, как в номенклатуре , его номер, дату и срок хранения документов содержащихся в нем. Листы дела скрепляются нитью, а на место сшива наклеивается заверительная надпись, в которой указывается дата и количество листов.

Надпись скрепляется подписью ответственных лиц и печатью. Это обязательная мера, позволяющая отслеживать целостность дел. Особенности сдачи кадровых документов в архив Главной особенностью передачи являются варианты: Сдача при ликвидации и банкротстве.

Кадровые документы передаются на госхранение в муниципальный или государственный архив в зависимости от места нахождения организации и подведомственности. Это вариант актуален только при ликвидации, ни в каких других случаях Ваш архив не примут. Передача источников комплектования в госархив.

Передача документов в свой внутренний архив. Главной особенностью этого варианта является что правила передачи приема устанавливает принимающий архив. Акции Решения Вакансии.

Услуги Архивные услуги Электронный архив Обработка анкет. Статьи Новости Законы Вопрос-ответ. О компании Отзывы Партнерам Контакты. Расчет стоимости. Обратный звонок.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Акция месяца 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем.

Hr-статьи. Учет кадров / передаем документы кадровой службы в архив. Передаем документы кадровой службы в архив.  Кому и какие документы передавать? Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация.  каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; в дело формируются документы одного календарного года; дело должно содержать не более листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Опись и архивирование кадровых документов

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением? Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах. Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников.

Прежде всего, определимся со сроками. Если же по какой-то причине документы задерживаются в отделе кадров, этот момент нужно согласовывать с работниками архива дополнительно.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Кому и какие документы передавать? Кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории постоянного, временного свыше десяти лет , временного до десяти лет и по личному составу. К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более. Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение , при их архивировании особое внимание уделяют:. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. datifacne1994

    Добрый День раз Вы утверждаете,что Родина нам ничего уже не должна и каждый сам по себе судя по Вашим словам и надеется нужно самому на себя зачем тогда чувство патриотизма к этому государству и вообще зачем тогда жить в России?Ответьте пожалуйста.Всех благ.

  2. Марианна

    В нашей странне можно все! За ваши деньги любой каприз.

  3. Вероника

    Фигня все адвокат не адвокат адвокат у нас фикция.суды не состязательные ты априори виновен

  4. elpunta71

    Да господи! Достаточно взглянуть на две вещи: 1 какие законы были приняты думой во время проведения чемпионата мира по футболу. 2 Сколько стадионов и спорт.объектов было построено за какие деньги и за чей счёт. И всё станет понятно даже дураку Ни о каком развитии спорта в стране здесь никто и не думал, я считаю. Да и не глупо ли проводить такое дорогостоящее мероприятие мирового масштаба, когда в стране 20млн. людей живущих за чертой бедности и огромное множество социальных проблем? Ведь это деньги народа и народ вправе решать нужен ли им этот многомиллиардный ЧМ или лучше пусть хлеб дешевле сделают, пенсионный возраст снизят и квартиры инвалидам и ветеранам нормальные предоставят например, почему нет?

  5. ticjudgring

    1. Воєнний стан на всій території України або в окремих її місцевостях припиняється після закінчення строку, на який його було введено.